9 consejos para dinamizar reuniones a distancia
27 octubre 2020 - barcelona

9 consejos para dinamizar reuniones a distancia

Las reuniones ya no son lo que eran. Las largas jornadas sin apenas descansos se han demostrado poco efectivas y cada vez se opta más por hacer reuniones breves, con pausas obligadas y aplicando metodologías ágiles. Apunta estas pautas para que las reuniones en remoto sean productivas y eficaces.

dinamizar reuniones a distancia

Las nuevas tecnologías proporcionan nuevos canales y herramientas que las empresas han aprovechado con mayor o menor éxito. Y para rematar, nos llega una pandemia que pone a prueba toda nuestra pericia en gestionar el liderazgo y la creatividad en remoto.

«Nada es seguro, todo es incierto«. Nassim N. Taleb, el gran filósofo de la incertidumbre, nos diría que siempre ha sido así, que hemos considerado el mundo más fácil y predecible de lo que en realidad era, y ahora estamos viendo su verdadera cara. Sin embargo, más allá del enfoque filosófico que podríamos darle y entre tanta duda práctica, se vislumbra una certeza indiscutible que también nos ha traído la COVID-19: las reuniones a través de videoconferencia han llegado para quedarse.

La forma de relacionarnos está cambiando y tenemos que aprender a liderar reuniones a través de una pantalla.

El encuentro cara a cara es posible respetando las normas para tener reuniones seguras, pero en continua revisión. ¡Quién sabe si volveremos a darnos la mano en los ambientes profesionales o dos besos en los informales! Pero es cierto que nuestra forma de relacionarnos está cambiando y tenemos que aprender a liderar reuniones a través de una pantalla.

Existen equipos de trabajo que ya estaban ya acostumbrados a lidiar con esta forma de relación profesional debido a la deslocalización de los integrantes. Sin embargo, para la mayoría de los trabajadores, liderar reuniones virtuales cuesta un poco más.

Gestionar reuniones en remoto

De cara a manejar esta nueva realidad, vamos a repasar algunas prácticas que pueden resultar de utilidad para afrontar las asambleas semanales que mantienen los diferentes equipos de trabajo en organizaciones y empresas.

Apunta las 9 pautas que te compartimos a continuación para que tus reuniones en remoto sean productivas y eficaces:

reuniones a distancia
  1. Orden y concierto: debe existir una agenda semanal con el orden del día. Tener una guía de los temas clave que se van a tratar puede agilizar la reunión evitando digresiones innecesarias, y permitiendo que el grupo sea más eficiente en la resolución de los puntos álgidos.

  2. La plataforma importa: elige un buen soporte para la reunión. Existen múltiples plataformas en el mercado que pueden alojar conversaciones con muchos participantes. Infórmate primero cuál es la más segura, no vaya a ser que te encuentres con vídeos indeseados que se “cuelan” en mitad de una reunión.

  3. Debe haber una persona que dirija el encuentro: por el puesto que ocupa, por veteranía, por costumbre… Los motivos para decidir quién será ese/a cabecilla son innumerables, pero es importante que alguien ocupe este lugar en la reunión. Dependiendo del número de asistentes a la conversación, se recomienda que otra persona se encargue de la tecnología y de los comentarios que puedan ir surgiendo en el chat.

  4. Mientras da comienzo la reunión: piensa en cómo gestionar esos momentos previos al comienzo de la reunión en los que las personas se van uniendo. ¿Cómo romper el hielo? Esos instantes pueden ser incómodos. Pon música, prepara algunas preguntas para los asistentes o piensa en alguna historia que contar.

  5. Onboarding o bienvenida: sin abrazos, besos, palmadas en la espalda o apretones de manos, la bienvenida digital se ha convertido en la clave para el buen desarrollo de la reunión posterior. Es muy importante crear un ambiente de confianza donde todas las personas implicadas puedan aportar al encuentro virtual sintiendo que pertenecen a ese equipo.

  6. Check-in: todos los integrantes deberían tener la posibilidad de hablar y expresar cómo se encuentran al comienzo de la sesión. Crear conexiones positivas hace que las personas que van a participar en la reunión se sientan conectadas. Esto mejora la calidad del encuentro y convierte las soluciones a los problemas que se planteen en más eficientes y creativas. Para ello, haz una rueda en la que cada participante comparta cómo se siente o algo que quiera destacar de su semana, un tip de interés o una noticia que le haya sorprendido.

  7. Creatividad al poder: para conseguir que las personas se sientan bien y participen activamente en la sesión, a veces hay que echar una dosis extra de creatividad. Hablar delante de una pantalla de ordenador no es lo mismo que el cara a cara y puede ser que las personas no desplieguen todo su talento durante los encuentros. Utiliza imágenes y lenguaje positivo para conseguir ese enganche del equipo antes de abordar los temas candentes.

  8. El ritmo nos hace bailar mejor: ser consciente de los tiempos y saber manejarlos es igual de importante que en las reuniones presenciales. No debemos olvidarlo y por eso deberíamos ir mirando el reloj para no excedernos del tiempo estipulado. Ahora más que nunca las personas valoran su tiempo y no podemos fallar en ese sentido.

  9. Finaliza con aprendizaje: Reserva unos minutos al final de la reunión para preguntar a los integrantes del equipo qué han aprendido, en qué van a centrar sus esfuerzos a lo largo de la semana y qué van a intentar mejorar. Invítales a que lo compartan a través del chat. Escribir estas apreciaciones ofrece una sensación de que lo que están compartiendo es importante.

La rara normalidad que vivimos desde marzo nos debe empujar a convertirnos en seres más empáticos. Cada familia y cada trabajador lleva a cuestas una mochila personal y profesional concreta y diferente. Ponernos en la piel del otro antes, durante y después de las reuniones de trabajo nos ayudará a ser mejores personas y mejores líderes.

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Artículo previamente publicado por Impact Hub Madrid